Schvalování faktur, ve kterém každý zná svůj krok
Faktura dorazí e-mailem, někdo ji přepošle a další člověk čeká na souhlas majitele. OPERFRAME pomáhá zmapovat cestu dokumentů a nastavit, kdo je přijímá, kontroluje, schvaluje a předává účetní.
Probrat schvalování ve vaší firmě.Nejdříve proces, potom nástroj
Začneme tím, jak dnes faktury a související dokumenty obíhají. Projdeme odpovědnosti, schvalovací pravidla a místa, kde se práce zastavuje. Teprve podle potřeby navrhneme úpravu současných nástrojů nebo využití elektronického schvalování.
Co je potřeba určit
- Kam mají faktury přicházet a kdo je přebírá.
- Kdo potvrzuje věcnou správnost a dodání.
- Jaká pravidla platí pro schválení a zastupování.
- Jak se řeší neúplné podklady nebo sporné položky.
- Kdy a v jaké podobě dostává dokumenty účetní.
- Kde je dohledatelná aktuální verze a stav dokumentu.
Příklad pracovního postupu
Přijetí → přiřazení odpovědné osobě → kontrola → schválení → předání účetní. Výjimky mají vlastní postup a odpovědnou osobu. Jde o ilustraci; konkrétní kroky přizpůsobíme vaší firmě.
Schválení není automatické oprávnění k platbě
Rozsah finančních operací, přístupy a platební oprávnění sjednáme samostatně. Účetní a daňové posouzení náleží příslušným specialistům. Nastavení oběhu dokumentů nemusí znamenat výměnu vaší účetní.
Najděme místo, kde se faktury zdržují
Na Operational Review projdeme vybraný proces a připravíme priority pro jeho zlepšení. Začněte jedním tokem dokumentů, který dnes zatěžuje vedení nebo administrativu.
Další možnosti spolupráce
Než se spojíme
Prodáváte účetní software?
Tato nabídka se týká rozboru a organizace procesu. Výběr či zavedení nástroje má samostatně dohodnutý rozsah.
Musíme vše automatizovat?
Ne. Nejprve určíme pravidla a role; automatizace má podporovat konkrétní funkční postup.
Budete za nás platit faktury?
Z této služby to automaticky nevyplývá. Případná platební oprávnění se řeší samostatně.
Kde vám dokumenty zpomalují práci?
Popište, jak sbíráte mzdové podklady a podepisujete dokumenty se zaměstnanci nebo dodavateli. Při prvním rozhovoru určíme, které kroky lze zjednodušit a kde začít.